Внутренняя переписка

Виды документов

Будем использовать следующие основные виды внутренних документов для внутренней переписки:

• докладная записка (для целей информирования, не подразумевает рассмотрения и исполнения, только ознакомление)
• служебная записка (подразумевает рассмотрение, исполнение)

Кроме того, могут быть созданы подвиды указанных выше видов документов, имеющие дополнительные реквизиты для использования в специальных процессах обработки документов.

Обработка записок

Выделим следующие основные этапы обработки записок:

• подписание автором
• согласование (при необходимости)
• регистрация
• рассмотрение (при отсутствии специального процесса обработки)
• исполнение
• списание в дело

Подготовка записки

Процесс подготовки записки включает в себя:

• подписание автором (на этом этапе должна быть завершена подготовка)
• согласование (при необходимости)
• регистрация

В целях сокращения количества процессов и повышения usability для работников создавать дополнительный процесс "Завершить подготовку документа" до подписания не вижу смысла. Этап подписания следует запускать сразу после создания документа.

В случае отказа от подписания записки автором документ должен быть удалён процессом.

• [x] следует исправить настройки доступности по состоянию и разрешить изменять записки в состоянии "На подписании". Настройка "Внутренняя переписка - для всех пользователей"
• [x] добавить возможность настройки доступности по состоянию для групп видов документов Добавлено в расширении ДокументооборотКОРП_АдаптацияНастроекДоступностиПоСостоянию
• [ ] TODO: удалять записки при отказе автора от их подписания
• [ ] TODO: предлагать добавлять согласующих на этапе подписания (завершения подготовки)

Подготовка объяснительной записки

Процесс подготовки объяснительной записки включает в себя:

• подписание автором (на этом этапе должна быть завершена подготовка)
• регистрация

В случае отказа от подписания записки автором документ должен быть удалён процессом.

Регистрировать записку должен получатель. Требуется дополнительная роль: Регистратор переписки, видимо. Что не очень хорошо. Вычислять регистратора опять-таки следует автоподстановкой. Проблема в том, что реквизиты документа ещё не проверены. Поэтому использовать реквизит Подразделение крайне нежелательно. Он может содержать не те сведения.

Рассмотрим на примере переписки между филиалом и Центром. По действующему порядку в случае направления служебной записки из филиала в Центр регистрировать служебную записку должна канцелярия Центра. При этом в случае служебной записки, направляемой в рамках филиала, регистрация должна осуществляться в филиале. Организация - одна и та же. Поэтому использовать роль "Регистратор организации" невозможно.

Напрашивается достаточно непростой алгоритм определения регистратора записок. Опираться будем на адресата. Готовим автоподстановку, которая по данным адресата записки определяет его подразделение. Затем проверяет наличие исполнителей роли "Регистратор переписки подразделения" для этого подразделения. Если не находит такой полной роли или её исполнителей, тогда переходит к вышестоящему подразделению. И так - до самого верха. Если не находит и для подразделения верхнего уровня - генерируем исключение.

При реализации такого алгоритма нам достаточно определить роль "Регистратор переписки подразделения" и автоподстановку, реализующую описанный выше алгоритм. При этом достаточно указать исполнителей роли только для обособленных подразделений (филиалов) в целом, а не для каждого подразделения.

Процесс подготовки объяснительной записки максимально простой, потому как не предусматривает согласования.

При отказе в регистрации и при завершении процесса регистрации автором записки без регистрации документ так же следует помечать на удаление.

• [x] добавить роль "Регистратор переписки"
• [x] добавить автоподстановку "Регистратор переписки адресата"
• [x] реализовать предложенный процесс подготовки объяснительных записок
• [x] удалять записки при отказе автора от их подписания

Исполнение записки

Процесс исполнения предусматривает один из трёх процессов:

• рассмотрение адресатом (при отсутствии специального процесса обработки)
• исполнение
• ознакомление

Ознакомление с докладными записками

Самый простой случай исполнения записки - ознакомления с докладной запиской. Этот процесс должен быть запущен для докладных записок после регистрации. Никаких других процессов исполнения в этом случае не требуется. Исполнитель для ознакомления - адресат.

Срок ознакомления (он же - срок исполнения?) должен быть указан в документе. Если он не указан - его стоит заполнить алгоритмом в процессе. Если же он заполнен, срок ознакомления необходимо устанавливать в соответствии с указанным в документе.

• [x] реализовать процесс ознакомления для докладных записок. Запускать сразу после регистрации
• [x] в процессе ознакомления организовать ветвление и менять важность задачи на основании разделяемого дополнительного реквизита документа "Важность". Для важных документов устанавливать и более короткий срок ознакомления

Обработка служебных записок "по умолчанию"

Процесс рассмотрения следует запускать для служебных записок в том случае, если служебная записка не имеет специального процесса исполнения (необходимо условие маршрутизации). Дальнейшее исполнение - по результатам рассмотрения.

Если же служебная записка имеет специальный процесс исполнения... Вот тут всё непросто, если действовать правильно. Если адресат является исполнителем роли, которая должна исполнить документ в соответствии с выбранным процессом - отправляем на исполнение. А если нет? Так быть не должно, но всё-таки?

• [x] реализовать процесс рассмотрения служебных записок адресатом. Запускать сразу после регистрации. В процессе рассмотрения служебных записок предварительно проверять состояние документа: если он "На рассмотрении", "На ознакомлении", "На исполнении", то от рассмотрения отказываемся. Если нет - тогда отправляем на рассмотрение. Идея в том, что если существуют специальные процессы исполнения для документа, тогда они (специальные процессы) будут запущены и состояние документа изменится. Проблема лишь в том, что комплексные процессы по шаблонам процессам будут созданы практически в одно время и для специальных процессов, и для обсуждаемого процесса рассмотрения. Поэтому в шаблоне общего процесса рассмотрения "по умолчанию" необходимо реализовать некую "паузу" до вычисления условия, в котором мы будем проверять состояние документа. Для этих целей изменён регламент исполнения задания "Эскалация задач" - каждые пять минут днём.

• [ ] TODO: Если среди исполнителей роли, которая должна исполнить документ, нет руководителя подразделения, указанного в карточке документа, стоит дополнительно направлять документ на ознакомление руководителю подразделения. Срок - по процессу исполнения, важность - по реквизиту "Важность". Для этого процесса стоит настроить автоматическую эскалацию: завершать при просрочке автоматически, кроме важных. Для этих целей:

• [x] добавить автоподстановку "Руководитель подразделения". В нашем случае она должна вернуть полную роль "Руководитель подразделения". Но - стоит проверить. Если исполнителей такой полной роли нет, тогда стоит явно вернуть руководителя подразделения из структуры организации.

• [x] добавить автоподстановку "Исполнители по документу (активные)". Указанная автоподстановка должна вернуть всех исполнителей ещё не завершённых задач по документу, как по основному предмету, для процессов: рассмотрение, исполнение, ознакомление.

• [x] добавить предикат для условия маршрутизации "Руководитель в числе исполнителей документа". Вычислять предикат следует на основании двух указанных выше автоподстановок.

• [ ] TODO: Если адресат не является исполнителем роли, которая должна исполнить документ в соответствии с запущенным специальным процессом, но является руководителем (пусть и не прямым) хотя бы одного из исполнителей роли, следует направить дополнительно документ на ознакомление адресату. Срок ознакомления - по важности документа вычислим.

• [ ] TODO: Если адресат не является исполнителем роли, которая должна исполнить документ в соответствии с запущенным специальным процессом, и не является руководителем (пусть и не прямым) хотя бы одного из исполнителей роли, то мы имеем дело с ошибкой регистрации. Адресат был выбран неверно. Поэтому в этом случае предлагаю направлять дополнительно (параллельно с исполнением) документ на рассмотрение адресату, но с указанием того, что документ отправлен на исполнение. По результатам рассмотрения адресат либо дополнительно направит документ на исполнение, либо укажет в резолюции, что документ адресован ему ошибочно. Поручение "Обработать резолюцию" поступит регистратору, который и допустил ошибку при регистрации документа. Он и должен в дальнейшем отслеживать корректность указания адресата при регистрации. В тексте задачи на рассмотрения уже следует обратить внимание регистратора на допущенную ошибку.

Специальные процессы исполнения служебных записок

Если возможно, должен быть создан специальный процесс исполнения. Он должен быть запущен после регистрации. В этом случае рассмотрение не требуется.

Списание записки в дело

При регистрации служебной записки автоматически запускается процесс "Обработка внутреннего документа: списание в дело", при условии "Не имеет специальную процедуру списания И не списан в дело (вн.)". Исполнитель выбирается на основе автоподстановки "Делопроизводитель подразделения", поэтому крайне важно указать в карточке документа именно то подразделение, которое будет отвечать за документооборот по записке, т.е. в дела которого записка будет списана после рассмотрения / исполнения.

• [x] реализовано
• [ ] TODO: заменить процесс "Списание в дело (ответственному за документ)" на описанный выше (это шаблон поручения)